Pengarsipan Berbasis Teknologi untuk Produktivitas dan Transparansi Organisasi

GHIRAHBELAJAR.COM - Pengarsipan Berbasis Teknologi untuk Produktivitas dan Transparansi Organisasi

BEKASI - Dosen Program Studi S-2 Administrasi Pendidikan Sekolah Pascarjana Uhamka mengadakan kegiatan pengabdian masyarakat bertajuk Workshop Manajemen Pengarsipan Berbasis Teknologi di PCM Muhammadiyah Bekasi Timur 2, Kota Bekasi, Jawa Barat, Minggu (25/7).

Tim pengabdian ini terdiri atas Dr Hery Muljono MM, Dr Somariah Fitriani MPd, dan Dr Fetrimen MM dengan dibantu dua orang mahasiswa, yakni Maria Atik SPd dan Zharra Cynthia Dewi SE Sy.
Ketua tim pengabdian, Hery Muljono, mengaku kegiatan ini dilakukan sebagai bentuk rasa cinta kepada organisasi Muhammadiyah. Hal itu agar dapat berkembang secara produktif dan transparan.

Kegiatan workshop manajemen pengarsipan berbasis teknologi informasi di PCM Muhammadiyah Bekasi Timur 2 ini dilakukan dalam tiga tahap, yakni kegiatan tahap awal, tahap inti, dan tahap akhir.
Tahap awal, sebagai tahap pemula di mana penjajakan materi yang dibutuhkan dari PCM Muhammadiyah Bekasi Timur 2, berupa penyampaian materi, oleh Dr Hery Muljono MM tentang konsep pelayanan prima.

Tahap Inti, sebagai tahap kedua, adalah tahap penyampaian materi inti, oleh Dr Somariah Fitriani MPd dan best practice oleh Zharra Cynthia Dewi SPd, berikut Tanya jawab yang bersifat brainstorming, dipandu oleh Dr Fetrimen M.Pd, yang dilakukan antara peserta dengan penyaji.

Tahap ketiga, yakni tahap akhir adalah kesimpulan dan evaluasi tentang pentingnya manajemen arsip dalam sebuah organisasi modern, agar kesinambungan kegiatan dan produktivitas organisasi semakin berkualitas, sebagai bentuk dakwah bagi organisasi Muhammadiyah.

Hery berharap kegiatan pengabdian masyarakat yang dilakukan ini diharapkan menghasilkan dampak positif bagi PCM Muhammadiyah Bekasi Timur 2. Misalnya, dapat melakukan pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya. Kemudian, kata dia, pengarsipan secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.

“Dan yang ketiga, meningkatan keamanan pada pengarsipan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya, serta dapat memiliki komponen-komponen kearsipan elektronik (Kabinet virtual, Map virtual),” ungkapnya.